Elk gesprek over AI-beheersing loopt binnen tien minuten vast op dezelfde vraag: welke AI gebruiken we eigenlijk? Zonder register is elk antwoord daarop een schatting, en een schatting is geen bewijs.
Een AI-register hoeft geen project van maanden te zijn. Het gaat om een beperkt aantal velden, consequent ingevuld, met één eigenaar per regel.
De velden die u minimaal nodig heeft
Naam en doel
Wat doet de toepassing en welk proces ondersteunt hij? Formuleer het in businesstaal, niet in producttaal van de leverancier.
Eigenaar
Eén verantwoordelijke in de business, met naam. Zonder eigenaar wordt niets bijgehouden.
Rol: aanbieder of gebruiksverantwoordelijke
Ontwikkelt u zelf of gebruikt u een systeem van een derde? Dit bepaalt welke verplichtingen op u rusten.
Risicoclassificatie met motivering
Verboden, high-risk, beperkt of minimaal — plus de redenering. De motivering is wat een auditor beoordeelt.
Data en persoonsgegevens
Welke gegevens gaan erin, gaan er persoonsgegevens in en is er een verwerkersovereenkomst?
Menselijk toezicht
Wie controleert de uitkomst en waar is dat vastgelegd?
Leverancier en contractafspraken
Wie levert het, welke documentatie is er en hoe wordt u geïnformeerd bij wijzigingen aan het model?
Status en laatste review
In gebruik, pilot of uitgefaseerd, met de datum van de laatste beoordeling.
Hoe u het register gevuld krijgt
Start bij inkoop en IT
Loop de softwarelijst en de crediteurenadministratie door op AI-functionaliteit. Dit levert vaak de helft op.
Vraag teams gericht uit
Niet 'gebruikt u AI?', maar 'welke tools gebruikt u om teksten, analyses of samenvattingen te maken?'.
Neem ingebouwde AI expliciet mee
Vraag bestaande leveranciers of hun product AI-functies bevat en of die standaard aanstaan.
Maak melden makkelijk
Eén formulier van vijf velden. Elke extra drempel kost u vulling.
Voorkomen dat het veroudert
Een register veroudert niet door slechte wil, maar doordat het los staat van bestaande processen. Koppel het daarom aan momenten die er al zijn: inkoopgoedkeuring, productgoedkeuring en de kwartaalrapportage risicobeheersing.
Voeg één vraag toe aan het inkoopproces — 'bevat deze oplossing AI-functionaliteit?' — en u vangt het merendeel van de nieuwe toepassingen bij de bron af.
Veelgestelde vragen
- Is een AI-register wettelijk verplicht?
- Voor bepaalde high-risk systemen gelden registratieverplichtingen richting een EU-databank. Een intern register is niet los verplicht, maar zonder register kunt u vrijwel geen enkele AI Act-verplichting aantonen.
- Hoort ingebouwde AI er ook in?
- Ja. AI-functies in bestaande software — een assistent in uw CRM, samenvatting in een documentplatform — zijn in de praktijk de grootste blinde vlek.
- In welke tool houdt u dit bij?
- Begin in de tool die u al gebruikt voor uw applicatie- of modelinventaris. Een aparte AI-tool is zelden het knelpunt; het vullen en actueel houden wel.
- Hoe vaak moet het geactualiseerd worden?
- Minimaal halfjaarlijks, plus bij elke nieuwe toepassing of significante wijziging. Koppel het aan een bestaand moment, zoals de kwartaalrapportage of het inkoopproces.
Volgende stap
Nog geen register? Begin met een nulmeting.
De AI Risicoscan brengt uw AI-gebruik en de belangrijkste risico's in kaart en levert een actieplan waarmee u het register gericht kunt opbouwen.